Proyecto

¿Qué es un PROYECTO?

Un PROYECTO es la búsqueda de una solución inteligente tendiente a resolver necesidades humanas; por ello su formulación, su evaluación y las decisiones finales, se circunscriben a la medida y a las expectativas humanas.  Por tal razón, el PROYECTO debe nacer de la reflexión ante una necesidad u oportunidad detectada; de la conexión o creación de ideas que permitan formular hipótesis que den una posibilidad para la acción: del querer comprobar conceptos materializados en una decisión o plan estratégico y de una acción que permita no solo satisfacer necesidades o aprovechar oportunidades sino también lograr la experiencia necesaria para mejorar continuamente nuestros procesos de supervivencia.

Con base en lo anterior, el PROYECTO tendrá un ciclo de vida que consta de las siguientes fases:

1.     Inicio: Se identifican necesidades y/u oportunidades (Requiere del uso de la Prospectiva y la Planeación  Estratégica), se formulan requisitos, se elabora acta de constitución, entre otras acciones

2.     Planeación: Aquí se propone una solución a través de la formulación de un plan estratégico

3.     Realizar el proyecto (ejecución)

4.     Controlar la ejecución

5.     Terminar el proyecto (cierre)

El Empresario al proponer una solución debe tener en cuenta que esto le implica:

§  Planear e implementar el esquema a seguir

§  Identificar, cuantificar, programar y asignar los recursos necesarios para la realización del proyecto

§  identificar y aplicar los tipos de contratos que aseguren una correcta adquisición de los recursos

§  Planificar, ejecutar, controlar el plan de riesgos propios de la implementación del proyecto

§  Diseñar un plan de comunicaciones que aseguren el éxito del proyecto

§  Formular y aplicar una estrategia que asegure el éxito de cada una de las actividades del proyecto

Dicho en otras palabras, la solución (el qué se quiere) debe contener un plan estratégico (el cómo lograrlo) que permita los resultados dentro de los límites de alcance, tiempo y de presupuesto y según las normas de calidad deseadas por el cliente.

ETAPAS DE UN PROYECTO

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Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas:

• Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y costo. Una planificación detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.
   
• Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que es generalmente bien conocida por los técnicos en la materia.
   
• Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costos imprevistos.
   

A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que, si bien pueden incluirse en las ya mencionadas, es preferible nombrarlas de forma independiente ya que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:

• Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua principalmente en estas fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados excesivamente pronto.
   
• Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.
         

 

Desde el punto de vista de la metodología de gestión de proyectos, también pueden identificarse varias fases que generalmente deberán darse en todo tipo de proyectos:

1. Decisión de acometer el proyecto.
2. Nombramiento del jefe de proyecto.
3. Negociación de objetivos.
4. Preparación.
5. Ejecución.
6. Información.
7. Control.